Erfolgreiche Umstellung des Befund-Workflows

Tobias Neumaier, Prokurist bei den MVZ Dr. Neumaier & Kollegen, stellt im Wesentlichen drei Anforderungen an die Spracherkennung: eine einfache Bedienung, eine zuverlässig hohe Erkennungsrate und die Anpassung an individuelle, sich ändernde IT-Anforderungen. All das sieht Neumaier bei indicda von DFC-SYSTEMS, kombiniert mit eRIS von Digithurst, gegeben. 

Wunsch nach neuem Befund-Workflow 

36_Digithurst - Tobias Neumaier Fotocredit Lukas Pokorny
„ DFCSYSTEMS hat zusammen mit Digithurst die notwendigen Schnittstellen zwischen RIS und Spracherkennung geschaffen. Die Systemumstellung verlief reibungslos.“ 
Tobias Neumaier, Prokurist bei den MVZ Dr. Neumaier & Kollegen 

Die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen setzten bereits seit einigen Jahren eine Spracherkennungslösung zur Befunderstellung ein, die auch damals bereits von DFC-SYSTEMS betreut wurde. „In den Prozess war allerdings unser Schreibbüro noch stark involviert“, sagt Neumaier. „Die Ärzt:innen haben die Befunde digital diktiert, nur teilweise auch mit Spracherkennung und das Ergebnis dann ins Schreibbüro geschickt. Dort wurde dieses kontrolliert, gegebenenfalls korrigiert, formatiert und als unterschriftsreifer Befund wieder an die Ärzt:innen zurückgesandt.“

Dies kostete Zeit, so dass die Zuweiser:innen zuweilen zwei oder gar drei Tage auf die Befunde warten mussten – inakzeptabel für einen Dienstleister wie die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen. „Um das Schreibbüro zu entlasten und die Befundlaufzeiten zu verkürzen, haben wir uns intern zum Ziel gesetzt, dass die Ärzt:innen 30 bis 40 Prozent aller Befunde selbstständig fertigstellen sollen“, so der Prokurist. Dieses Vorhaben drohte aber am mangelnden Informationsaustausch zwischen RIS und Spracherkennungssystem zu scheitern.

Die MVZ Dr. Neumaier & Kollegen sind ein Verbund von radiologischen Praxen mit insgesamt elf Standorten in der Oberpfalz und Niederbayern und Kooperationspartner zahlreicher Kliniken. Mehr als 50 Ärzt:innen untersuchen pro Jahr ca. 250.000 Patient:innen. Bei dieser großen Zahl an Befunden ist der Einsatz einer zeitgemäßen und optimal an das RIS angebundenen Spracherkennung unerlässlich.

„Wir haben daher ein Projekt zur Neuausrichtung der Spracherkennung aufgelegt, mit dem wir einen komplett integrierten Workflow der Befundschreibung etablieren wollten. Ziel war es, dass unsere Ärzt:innen ihre Diktate vollständig digital anfertigen und sie auch selbst in einem Workflow fertigstellen und freigeben können“, skizziert Neumaier das Vorhaben. 

Erfolgreiche Transformation 

Am Anfang standen Fragen: Welche Informationen aus dem RIS müssen in den Befund übernommen werden? Wie kann das sichergestellt werden? Wie sieht der komplette Workflow aus? Den Beginn der Transformation machte der Umstieg auf die Spracherkennung indicda, in dessen Verlauf DFC-SYSTEMS diese Fragen dann beantwortete und die notwendigen Anpassungen vornahm. „Wir wollten unbedingt mit unserem bekannten und bewährten Partner weiterarbeiten, was sich auch als goldrichtige Entscheidung erwiesen hat.

36_Digithurst - Dr Thomas Huber Fotocredit MVZ Neumaier
Dr. Thomas Huber, Facharzt für Radiologie im MVZ, bei der Befundung mit der indicda Spracherkennung von DFC-SYSTEMS und eRIS von Digithurst. 

Die Systemumstellung verlief reibungslos. DFC-SYSTEMS hat zusammen mit dem RIS-Hersteller Digithurst die notwendigen Schnittstellen zwischen RIS und Spracherkennung geschaffen“, lobt Neumaier den Partner. Den Rollout haben dann beide gemeinsam gestartet und begleitet. indicda wird im dortigen Verbund als Client-Server-Lösung betrieben. Die User-Profile und der Topic (Wortschatz für Radiologie, Strahlentherapie und Nuklearmedizin) werden auf dem zentralen Server-System verwaltet und stehen den Anwender:innen innerhalb des Verbundes an jedem Standort zur Verfügung. Mit dem Anmeldevorgang werden die anwenderspezifischen Daten wie User-Profil und Wortschatzmodell (Topic) in den temporären Speicher des lokalen Clients vorgeladen. Dies ermöglicht ein performantes Arbeiten auch bei mehreren gleichzeitigen Zugriffen von verschiedenen Standorten. „Früher lagen sie auf einem zentralen Server, was bei hohen Zugriffszahlen die Datenleitungen teilweise über Gebühr belastet und die Systeme verlangsamt hat“, hebt Neumaier einen weiteren Vorteil der neuen Spracherkennung hervor. 

Es gibt einen zentralen Wortschatz, der auch zentral gepflegt wird. Die Ärzt:innen arbeiten mit einheitlichen Befund-Templates, die ebenfalls zentral gepflegt werden. „Damit wollen wir eine einheitliche Struktur und eine gleich hohe Aussagekraft in den Befunden gewährleisten“, so Neumaier. 

Hohe digitale Befundungsquote 

Ist die Untersuchung gelaufen, wird sie im eRIS in die Arbeitsliste der zuständigen Radiolog:innen geladen. Die öffnen sie, damit automatisch auch indicda, und beginnen mit der Befundung. 

Neben den Patient:innendaten sind bereits die Untersuchungssequenzen und die Medikation automatisch aus dem eRIS in den Befund übernommen. Schließlich signieren die Radiolog:innen den Befund mittels Unterschrift auf dem SignPad; dieser wird archiviert und per Fax oder Brief an die Zuweiser:innen gesandt. 

„Wir rechneten damit, dass um die 40 Prozent der Befunde digital fertiggestellt werden würden. Bereits sechs Wochen nach Einführung hatten wir eine digitale Befundungs- und Fertigstellungsquote von 95 Prozent“, stellt Neumaier nicht ohne Stolz heraus. Das sei mittlerweile ein vollkommen selbstverständlicher Prozess. Geholfen hat sicher, dass das neue System von Beginn an reibungslos funktionierte und die Ärzt:innen sich damit wohlfühlten – auch weil sie sehr schnell erkannten, auf diese Weise viel Zeit zu sparen. Früher kam der Befund einen oder eineinhalb Tage später formatiert und ergänzt aus dem Schreibbüro zurück. Dann mussten die Radiolog:innen sich noch einmal in den Fall eindenken, um nachvollziehen zu können, ob der vorliegende Befundtext abschließend korrekt ist. Dieser Schritt entfällt im neuen Workflow. 

Früher waren 14 Mitarbeitende im Schreibbüro tätig, heute sind es noch vier. „Die anderen übernehmen andere Tätigkeiten, die ihnen viel Spaß machen. Sie arbeiten beispielsweise an der Anmeldung, unterstützen uns in der Abrechnung oder kümmern sich um Verwaltungsaufgaben“, erläutert Neumaier. Ein entscheidender Bereich ist das Qualitätsmanagement, in dem ebenfalls einige ehemalige Schreibkräfte zum Einsatz kommen. Dazu gehören unter anderem das Pflegen der Befundvorlagen sowie die Kontrolle der Befunde auf formelle Standards.

www.mvz-neumaier.de

www.dfcsystems.de

www.digithurst.net